Gerenciar pessoas em uma empresa é sempre desafiador, especialmente em processos como recrutamento, folha de pagamento, benefícios e avaliação de desempenho. Nessa situação, os sistemas de RH são fundamentais para garantir que tudo funcione de forma eficiente.
Esses softwares ajudam a automatizar e organizar várias tarefas, tornando a gestão dos colaboradores mais simples e estratégica.
Com todas as informações em um só lugar, as empresas melhoram suas atividades e obtêm dados sobre o desempenho das equipes. Isso ajuda a tomar decisões, aumenta a produtividade e alinha tudo à cultura da empresa.
Um sistema de RH é uma ferramenta que organiza e facilita todas as atividades de gestão de pessoas em uma empresa, como recrutamento, folha de pagamento e avaliações.
Essa solução reúne funções que antes eram feitas manualmente, como recrutamento, controle de ponto, pagamento, gestão de benefícios e desenvolvimento de planos de carreira. Além disso, ajuda a automatizar muitos processos de recursos humanos, economizando tempo e aumentando a eficiência.
Esses sistemas podem ser instalados localmente nos computadores da empresa ou baseados na nuvem, oferecendo a conveniência do acesso remoto. A adoção de sistemas em nuvem tem crescido, pois proporciona maior flexibilidade e acesso em tempo real, independentemente da localização.
Em resumo, os softwares de gestão de RH são uma revolução para as empresas, permitindo um controle mais eficaz e ágil das operações de RH. Com a evolução contínua da tecnologia, a tendência é que o número de empresas utilizando essas soluções só aumente.
Para que serve o sistema de RH?
A principal função de um sistema de RH é organizar e otimizar todos os processos que envolvem os colaboradores de uma empresa, reduzindo o trabalho manual e, consequentemente, os erros humanos.
Além disso, essa solução também é fundamental para simplificar processos burocráticos, algo que pode ser um grande desafio, especialmente em empresas de grande porte. Ou seja, trata-se de uma excelente forma de fazer a gestão de talentos com um sistema de RH.
Sabemos que a área de Recursos Humanos é um pouco burocrática dentro de qualquer organização. São muitos documentos, muitas informações, e pouco tempo para dar conta de tudo.
Por isso, hoje, fazer a automação de processos de RH é essencial.
Um sistema de RH entra aí para ajudar, automatizando processos como a geração de folha de pagamento, cálculo de férias, controle de ponto e registro de documentos legais.
Isso significa que os profissionais dessa área podem dedicar mais tempo ao que realmente importa: melhorar a experiência do colaborador e desenvolver políticas que favoreçam a empresa e os funcionários.
Quais os benefícios dos sistemas de RH?
A implementação de um sistema de RH traz uma variedade de benefícios, tanto tangíveis quanto intangíveis, que podem transformar a forma como sua empresa gerencia seus recursos humanos.
Vamos destacar os principais benefícios abaixo:
Aumento da produtividade e redução de custos
Ao automatizar tarefas repetitivas, um software de gestão de RH ajuda os departamentos a se concentrarem em atividades mais estratégicas. O que aumenta a produtividade de todos os envolvidos.
Ou seja, não é mais necessário fazer cálculos manuais ou preencher longos formulários de papel, o que diminui o tempo gasto com tarefas operacionais e os custos associados.
Diminuição da rotatividade de funcionários
Vale lembrar que, a rotatividade de funcionários ou turnover é um problema que muitas empresas enfrentam, e um sistema de RH pode ser a chave para entender melhor o que está acontecendo.
E ao analisar dados sobre desempenho, satisfação e feedbacks, o sistema ajuda a identificar problemas antes que se tornem grandes demais.
Isso pode ser essencial para diminuir a rotatividade de colaboradores, garantindo que a empresa retenha seus talentos por mais tempo.
Acesso remoto e self-service para colaboradores
Outro benefício de um sistema de RH é a mobilidade.
Muitos sistemas de RH modernos oferecem uma plataforma de self-service, onde os próprios colaboradores podem acessar suas informações pessoais, consultar salários, benefícios, e até mesmo solicitar férias e emitir holerites.
O que facilita a vida do colaborador, também diminui a carga de trabalho do departamento de RH, já que ele não precisa lidar com todas essas solicitações.
Redução de erros operacionais
A automação e a centralização das informações são aspectos fundamentais que contribuem para a redução significativa do risco de erros operacionais.
Sabemos que processos manuais, como o preenchimento de dados em planilhas ou formulários, são propensos a enganos.
Então, ao usar uma solução automatizada, esses erros são minimizados, garantindo mais precisão e menos retrabalho. Essa é mais uma oportunidade relevante na automação de processos de RH.
Quais os tipos de sistemas de RH?
No mercado, existem diferentes tipos de sistemas de RH, cada um projetado para atender a necessidades específicas das empresas.
O HRIS é o sistema mais básico entre os de RH, concentrando-se no armazenamento e gerenciamento dos dados dos colaboradores. Este sistema é projetado para facilitar a administração de informações essenciais, permitindo que as equipes de RH acessem e atualizem dados rapidamente.
Principais funcionalidades:
Armazenamento de Dados: Gerencia informações como dados pessoais, cargos, salários, treinamento e benefícios, garantindo que todas as informações estejam organizadas em um único lugar.
Facilidade de Acesso: Oferece uma interface intuitiva, permitindo que os usuários encontrem rapidamente as informações necessárias.
Ideal para Estruturas Simples: É mais adequado para pequenas e médias empresas que necessitam de uma solução funcional e direta para gerenciar informações dos funcionários.
O HRIS fornece uma base sólida para empresas que estão iniciando a digitalização de seus processos de recursos humanos, facilitando a conformidade com regulamentações e reduzindo a dependência de processos manuais.
HRMS (Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos)
O HRMS avança um passo além do HRIS, incorporando funcionalidades mais sofisticadas que atendem às diversas demandas do setor de recursos humanos. Este sistema é projetado para integrar processos variados e promover uma gestão mais eficaz dos colaboradores.
Principais funcionalidades:
Gestão de Talentos: Oferece ferramentas que ajudam a identificar, desenvolver e reter talentos dentro da organização. Isso inclui a automação de processos de recrutamento e seleção, além de programas de integração eficazes.
Avaliação de Desempenho: Permite a implementação de avaliações regulares de desempenho, facilitando feedbacks construtivos e o estabelecimento de planos de desenvolvimento individual. Isso não apenas motiva os colaboradores, mas também garante que as metas organizacionais sejam alcançadas.
Planejamento de Sucessão: Ajuda na identificação de talentos internos que podem assumir funções estratégicas no futuro, garantindo que a empresa tenha um plano robusto para a continuidade do negócio.
Este sistema é voltado para empresas que desejam integrar todas as áreas de recursos humanos—como recrutamento, seleção, treinamento e gestão de benefícios—em uma única plataforma, promovendo uma abordagem holística para a gestão de pessoas e aumentando a eficiência operacional.
HCM (Gestão de Capital Humano)
Temos também o HCM,que é uma abordagem mais moderna e estratégica que vai além da simples gestão de informações dos colaboradores.
Este sistema se concentra no desenvolvimento contínuo e no engajamento do capital humano, reconhecendo que os colaboradores são os principais ativos da organização.
Principais funcionalidades:
Análise e Implementação de Soluções: Utiliza dados analíticos para identificar áreas de melhoria e desenvolver estratégias que promovam o crescimento dos colaboradores e o alinhamento com os objetivos organizacionais.
Foco em Desenvolvimento Pessoal: Oferece oportunidades de treinamento e desenvolvimento que são personalizadas para atender às necessidades individuais dos colaboradores, promovendo um ambiente de aprendizado contínuo.
Alinhamento Estratégico: Auxilia as empresas a maximizar o potencial de seus funcionários, garantindo que suas habilidades e competências estejam em sintonia com as metas e estratégias organizacionais.
O HCM é especialmente benéfico para empresas que desejam gerenciar e investir no desenvolvimento de seu capital humano, criando uma cultura organizacional forte e orientada para resultados.
Como funciona o sistema de RH?
Os sistemas de RH podem variar conforme o tipo de plataforma adotada, mas, em geral, todos compartilham funcionalidades que se complementam para otimizar a gestão de recursos humanos.
Essas soluções são projetadas para simplificar e agilizar processos, permitindo que as equipes de RH se concentrem em atividades estratégicas.
Dentre as principais funcionalidades dos sistemas de RH, destacamos:
Automatização de Tarefas Diárias
Um sistema de RH é responsável por automatizar diversas tarefas repetitivas que, se realizadas manualmente, demandariam muito tempo e estariam sujeitas a erros humanos. Entre as atividades que podem ser automatizadas, estão:
Cálculo da Folha de Pagamento: O sistema calcula automaticamente os salários, descontos e encargos, garantindo precisão e conformidade com as leis trabalhistas.
Controle de Horas Extras: Registra e calcula as horas extras trabalhadas pelos colaboradores, assegurando que os pagamentos sejam feitos corretamente.
Agendamento de Férias: Facilita o gerenciamento de pedidos de férias, permitindo que os colaboradores solicitem ausências de forma simples e rápida, e garantindo que as datas sejam compatíveis com a programação da equipe.
Cálculo de Benefícios: Automatiza a gestão de benefícios, como vale-refeição, plano de saúde e outros, assegurando que todos os colaboradores recebam os benefícios corretos e dentro do prazo.
Centralização de informações
Um dos principais benefícios de um software de gestão de RH é a centralização das informações dos colaboradores.
Em vez de ter dados espalhados por vários sistemas e planilhas, essa solução reúne tudo em um único local. Isso facilita o acesso e o compartilhamento de informações entre os diferentes departamentos, garantindo que todos tenham a mesma base de dados.
Com todas as informações organizadas em um só lugar, a comunicação entre as equipes melhora, pois todos podem consultar dados atualizados facilmente. Isso ajuda a evitar confusões e erros, permitindo que as decisões sejam baseadas em informações precisas.
Além disso, um bom sistema de RH oferece segurança para proteger os dados sensíveis dos colaboradores, assegurando que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a essas informações.
Análise de dados em tempo real
Com a centralização das informações, o sistema de RH permite uma análise em tempo real dos dados dos colaboradores. Isso significa que a empresa pode monitorar indicadores cruciais, como produtividade, satisfação e turnover de maneira instantânea.
Essa capacidade de avaliação imediata possibilita ajustes rápidos nas políticas e estratégias, garantindo que a gestão de pessoas esteja sempre alinhada às necessidades da equipe.
Assim, as empresas podem identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas de forma ágil, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e motivador.
Facilidade na gestão do ciclo de vida do funcionário
Um sistema de RH acompanha todo o ciclo de vida do colaborador, desde a contratação até a sua saída da empresa. Essa solução desempenha um papel fundamental em cada etapa da jornada do funcionário, proporcionando uma gestão integrada e eficiente.
Dentre as funcionalidades dessas ferramentas, destacam-se:
Integração do Novo Colaborador: Facilita a adaptação do funcionário ao novo ambiente, oferecendo orientações e apresentando a cultura da empresa desde o primeiro dia.
Desenvolvimento da Carreira: Apoia o crescimento profissional ao disponibilizar recursos para avaliações de desempenho, feedbacks regulares e oportunidades de treinamento.
Processo de Desligamento: Garante que todas as etapas do desligamento sejam realizadas de forma organizada, evitando falhas e garantindo uma saída tranquila para o colaborador.
Com essas funcionalidades, o sistema de RH proporciona uma gestão completa e eficiente da jornada do funcionário, promovendo uma experiência positiva em todas as fases de seu ciclo na empresa.
Exemplos de sistemas de RH
Como vimos, os sistemas de RH são ferramentas poderosas que ajudam as empresas a gerenciar de forma mais eficiente e estratégica os recursos humanos.
Dentre as melhores ferramentas de RH, temos estes abaixo. Vamos explorar alguns dos principais tipos de sistemas, como eles funcionam e como podem beneficiar a sua organização.
Ele facilita a gestão de currículos, a triagem de candidatos, e o agendamento de entrevistas, além de tornar o processo mais transparente tanto para os recrutadores quanto para os candidatos.
Sobre seu funcionamento, o ATS permite que os recrutadores publiquem vagas em múltiplos sites de emprego e, em seguida, coletem, organizem e classifiquem automaticamente os currículos enviados.
Ele pode fazer uma triagem inicial dos candidatos com base em palavras-chave, habilidades ou experiências específicas mencionadas nos currículos, economizando tempo na triagem manual.
Dentre seus benefícios, temos:
Agilidade no processo de seleção.
Redução de erros humanos ao filtrar currículos.
Melhor experiência para o candidato, pois o processo se torna mais organizado e rápido.
Maior assertividade ao selecionar candidatos alinhados ao perfil da vaga.
2. Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HCM)
Outro que está entre os melhores sistemas de RH, temos o Sistema de Gestão de Capital Humano (HCM), que é uma plataforma mais ampla e estratégica, que vai além da administração de dados de colaboradores.
Ele envolve o gerenciamento de toda a jornada do funcionário dentro da organização, incluindo recrutamento, desenvolvimento, performance, benefícios, folha de pagamento e muito mais.
O HCM centraliza todos os dados do colaborador e integra diversas funções, permitindo que os gestores acessem informações sobre desempenho, treinamento, gestão de talentos, sucessão, remuneração e benefícios de uma forma centralizada e acessível.
Sobre seus benefícios, podemos citar:
Gestão estratégica de talentos com foco em desenvolvimento e alinhamento com os objetivos organizacionais.
Automatização e centralização de processos, o que melhora a eficiência administrativa.
Melhoria da experiência do colaborador, com maior transparência em relação a benefícios e crescimento profissional.
3. Sistemas de Gestão de Desempenho
Já os Sistemas de Gestão de Desempenho são plataformas dedicadas a acompanhar e avaliar o desempenho dos colaboradores, ajudando as empresas a identificar talentos, fornecer feedback contínuo e definir planos de desenvolvimento individualizados.
Para entender como funcionam, essas soluções permitem que as organizações definam metas claras para os colaboradores, realizem avaliações de desempenho periódicas, registrem feedbacks em tempo real e acompanhem o progresso de cada colaborador.
Também podem incluir funcionalidades para gestão de feedback 360° e avaliações de competências, além de suporte para revisões salariais e promoções baseadas no desempenho.
Seus benefícios mais relevantes são:
Acompanhamento contínuo do desempenho, proporcionando feedback instantâneo.
Identificação de lacunas de habilidades e necessidades de treinamento.
Desenvolvimento personalizado de carreira, alinhado às metas da empresa.
Aumento da motivação e engajamento, com um processo de reconhecimento claro e transparente.
4. Sistemas de Aprendizado e Desenvolvimento (LMS)
Não podemos esquecer do Sistema de Gestão de Aprendizado (LMS), que é uma plataforma que oferece treinamento e desenvolvimento contínuo para os colaboradores.
É projetada para organizar, acompanhar e fornecer cursos e treinamentos, além de ajudar na gestão do conhecimento dentro da empresa.
Sobre funcionalidades dos LMSs, permitem que as empresas criem e distribuam módulos de treinamento online, promovam a educação contínua dos funcionários e monitorem o progresso em tempo real.
No mais, essas soluções podem fornecer certificados e feedback sobre o desempenho do colaborador nos treinamentos.
Quanto aos seus benefícios:
Treinamento acessível em qualquer lugar e a qualquer hora, principalmente em empresas com equipes distribuídas.
Padronização do treinamento, garantindo que todos os colaboradores recebam as mesmas informações e instruções.
Acompanhamento de progressos, com relatórios detalhados sobre o desenvolvimento de cada colaborador.
Engajamento e retenção de funcionários, ao oferecer oportunidades de aprendizado contínuo.
5. Sistemas de Folha de Pagamento
Mais um, entre os melhores sistemas de RH, há o de Folha de Pagamento, uma ferramenta que automatiza o processo de cálculo e pagamento dos salários dos colaboradores, além de gerenciar benefícios, descontos e encargos trabalhistas.
É essencial para garantir a conformidade com as leis trabalhistas e para reduzir erros na gestão de salários e impostos.
Esses sistemas integram dados sobre horas trabalhadas, horas extras, férias, ausências e outros parâmetros relevantes para calcular corretamente o salário de cada colaborador.
Além disso, eles gerenciam impostos e contribuições obrigatórias, como INSS, FGTS, e Imposto de Renda, e emitem comprovantes de pagamento.
Seus principais benefícios são:
Precisão nos cálculos, reduzindo a possibilidade de erros.
Comodidade e transparência para os colaboradores, que podem acessar seus holerites e detalhes de pagamento com facilidade.
Conformidade com a legislação trabalhista, evitando problemas fiscais e legais.
Economia de tempo para o setor financeiro, que não precisa fazer cálculos manuais.
Como um sistema de RH ajuda na estratégia da empresa?
Os sistemas de RH vão muito além da simples automação da folha de pagamento ou do controle de ponto. Quando utilizados de forma estratégica, esses sistemas desempenham um papel fundamental no sucesso a longo prazo da organização.
Vamos ver como eles podem ser um diferencial para a sua empresa:
1. Melhora na tomada de decisões estratégicas
Hoje em dia, as empresas têm acesso a uma quantidade gigantesca de dados. E um software de gestão de RH bem estruturado permite que esses dados sejam analisados de forma prática e objetiva.
O que significa que você pode tomar decisões mais assertivas sobre contratações, promoções, movimentações internas e até compensação.
Com dados sobre desempenho de funcionários, taxas de retenção, custos de recrutamento e satisfação geral, fica muito mais fácil identificar o que está funcionando e onde estão as oportunidades de melhoria.
Por exemplo, se o sistema de RH mostra que a rotatividade de uma equipe específica está alta, você pode analisar o que pode estar causando isso (salário, clima organizacional, liderança) e tomar decisões embasadas para melhorar a situação.
2. Facilitação na gestão de talentos e planejamento sucessório
A gestão de talentos é um dos maiores desafios para qualquer empresa, principalmente à medida que ela cresce.
No entanto, com um software de gestão de RH certo, você consegue identificar e acompanhar os talentos dentro da organização de forma muito mais eficaz.
Além disso, esses sistemas auxiliam no planejamento sucessório, garantindo que você tenha sempre um time preparado para ocupar cargos chave dentro da empresa.
Isso evita surpresas no futuro, como a falta de candidatos qualificados para posições de liderança. Isto é, ao mapear competências, habilidades e aspirações de carreira, é possível planejar com mais segurança a evolução interna dos colaboradores.
Portanto, um sistema de RH para pequenas empresas, ou mesmo as médias ou grandes organizações podem se beneficiar muito.
3. Apoio ao desenvolvimento de liderança
Vale lembrar que, desenvolver líderes dentro da empresa não é uma tarefa simples.
Assim, os softwares de gestão de RH podem monitorar o desempenho dos gestores e fornecer feedbacks construtivos que ajudam a identificar pontos de melhoria.
Mais do que isso, algumas plataformas oferecem programas de desenvolvimento personalizados, com módulos de treinamento específicos para gestores, ajudando a prepará-los para lidar com desafios de liderança de forma mais eficaz.
Ao usar dados de avaliações de desempenho, feedbacks de 360° e resultados de treinamento, a empresa consegue traçar planos de desenvolvimento de liderança mais assertivos.
4. Melhora na gestão do clima organizacional
Como sabemos, o clima organizacional é um reflexo direto da saúde da empresa, e um bom sistema pode ajudar a monitorar e melhorar esse ambiente.
Isso porque tem funcionalidades como pesquisas de clima, análise de feedbacks dos colaboradores e relatórios de satisfação, os gestores conseguem identificar problemas de relacionamento ou falta de engajamento.
Podemos então, a partir dos dados dessa ferramenta de RH, criar um ambiente onde a empresa pode agir preventivamente, criando ações que melhorem o bem-estar da equipe.
Como escolher o melhor sistema de RH?
Escolher o sistema de RH ideal não é uma tarefa simples. São muitas opções no mercado, cada uma com suas funcionalidades e características, então é essencial entender as necessidades específicas da sua empresa.
Para te ajudar a fazer a gestão de talentos com um sistema de RH, veja alguns pontos importantes a considerar para escolher a plataforma certa:
1. Avaliação das necessidades específicas da empresa
Antes de mais nada, é importante entender quais problemas você deseja resolver com o sistema de RH ou mesmo com uma plataforma de Recursos Humanos.
Sua empresa precisa de uma solução para gestão de folha de pagamento, ou você está mais focado em gestão de talentos, desempenho ou clima organizacional?
Pergunte-se também se sua organização é grande e precisa de uma solução mais abrangente ou se você está buscando algo mais simples, mas eficiente.
Desse modo, fica muito mais fácil escolher uma ferramenta que atenda exatamente ao que você precisa, sem sobrecarregar sua empresa com funcionalidades desnecessárias.
2. Integração com outras ferramentas de gestão
Outro ponto fundamental é verificar se o sistema de RH integra bem com outras ferramentas que você já utiliza, como sistemas de gestão financeira, ferramentas de CRM ou software de gestão de projetos.
Vale destacarmos que essa integração é importante para evitar retrabalho e garantir que os dados fluam sem interrupções entre os diferentes departamentos da empresa.
Por exemplo, se sua plataforma de RH puder se integrar facilmente com a plataforma de folha de pagamento, isso vai reduzir erros na contabilidade e garantir que os colaboradores sejam pagos corretamente.
3. Facilidade de uso e suporte técnico confiável
Saiba que melhor sistema do mundo ou plataforma de Recursos Humanos não vai adiantar nada se ele for difícil de usar ou se a equipe não souber como utilizá-lo de forma eficaz.
Portanto, é importante escolher uma plataforma que seja intuitiva e fácil de aprender. Se os usuários não se sentirem confortáveis com a ferramenta, o impacto no desempenho pode ser negativo.
Isso é especialmente importante se tratar de um sistema de RH para pequenas empresas.
4. Conheça a JobConvo
Se você está em busca de uma plataforma de Recursos Humanos que combine gestão de talentos com uma interface intuitiva e suporte confiável, conheça a JobConvo.
A JobConvo é uma solução completa que transforma o recrutamento, a seleção e a gestão de pessoas. Nosso ATS (Sistema de Rastreamento de Candidatos) otimiza todas as etapas do processo seletivo, desde a captação de talentos até a contratação, automatizando tarefas e integrando dados de forma eficaz.
Além disso, nosso módulo HCM (Gestão de Capital Humano) oferece uma visão estratégica e unificada da gestão de pessoas, fornecendo insights valiosos que ajudam o RH a tomar decisões baseadas em dados e a aprimorar continuamente o desempenho da equipe.
A JobConvo é a escolha ideal para elevar a gestão de pessoas da sua empresa a um novo patamar. Descubra como nossa plataforma pode transformar sua estratégia de RH — entre em contato e conheça a JobConvo hoje mesmo!
