A seleção de novos colaboradores é uma das etapas mais decisivas no RH, e uma boa estratégia pode fazer toda a diferença. Nesse processo, muitas empresas subestimam o poder da requisição de pessoal — uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode transformar a forma como você contrata.
A requisição de pessoal, ou solicitação de colaboradores, é um passo essencial antes de iniciar a busca ativa por candidatos. Ao ser bem aplicada, ela não só acelera o processo de contratação, como também ajuda a reduzir custos, garante que os candidatos estejam alinhados com as necessidades reais da vaga e traz diversas outras vantagens.
Além disso, a requisição de pessoal pode ser usada para situações como a substituição ou realocação de funcionários, tornando-se uma ferramenta estratégica para a gestão do time.
O que é uma requisição de pessoal?
Uma requisição de pessoal é um documento formal utilizado pelas empresas para solicitar a contratação de novos colaboradores ou a substituição de um funcionário que deixou a organização. Esse processo é parte da gestão de recursos humanos e visa garantir que a equipe esteja sempre alinhada às necessidades da empresa, seja por meio da expansão de uma área ou da reposição de talentos.
A requisição de pessoal normalmente inclui informações detalhadas sobre o cargo a ser ocupado, como o perfil desejado para o candidato, as responsabilidades do cargo, o número de vagas, o orçamento disponível e outros requisitos específicos. Esse documento deve ser aprovado pela gestão ou pelos responsáveis pela área, antes de iniciar o processo de recrutamento e seleção.
Quando a requisição de pessoal é utilizada?
A requisição de Pessoal é geralmente utilizada quando uma organização identifica a necessidade de contratar novos colaboradores para preencher lacunas específicas em sua equipe. Esse processo inicia-se quando um gestor ou departamento percebe a demanda por habilidades adicionais, aumento na carga de trabalho, a criação de novos projetos ou a expansão das operações.
A requisição de pessoal é, então, formalizada como um documento que descreve detalhadamente as funções, responsabilidades e requisitos necessários para a posição a ser preenchida. Além disso, ela pode incluir justificativas para a contratação, como a necessidade de expertise específica, o desenvolvimento de novas iniciativas estratégicas, ou a adaptação a mudanças nas demandas do mercado.
Esse processo é importante para garantir que o recrutamento seja alinhado com os objetivos organizacionais e que os novos membros da equipe contribuam efetivamente para o sucesso da empresa.
Como fazer uma requisição de pessoal?
O funcionamento desse processo pode variar de empresa para empresa, mas geralmente segue as etapas descritas abaixo:
1. Identificação da necessidade de contratação
O processo de requisição começa quando uma área da empresa identifica a necessidade de contratar um novo colaborador. Essa necessidade pode surgir por diversos motivos, como:
- Aumento de demanda: A empresa está crescendo ou assumindo novos projetos que demandam mais recursos humanos.
- Saída de um colaborador: Quando um funcionário deixa a organização por qualquer razão (demissão, aposentadoria, mudança de carreira, etc.).
- Mudanças organizacionais: A criação de novas áreas ou a redefinição de papéis pode gerar a necessidade de novos funcionários.
- Novas competências necessárias: A empresa pode precisar de profissionais com habilidades e conhecimentos específicos que não estão disponíveis internamente.
A gestão ou o líder da área envolvida com a contratação deve analisar e justificar a necessidade da nova contratação ou substituição.
2. Elaboração da Requisição
Com a necessidade de contratação identificada, o responsável pela área elabora a requisição de pessoal, que é um documento que formaliza o pedido. Este documento normalmente inclui informações detalhadas sobre o cargo e o perfil desejado para o novo colaborador, como:
- Descrição detalhada do cargo: Uma lista de tarefas e responsabilidades que o novo colaborador deverá assumir.
- Perfil desejado: Quais habilidades técnicas, qualificações e experiências são necessárias para o cargo.
- Justificativa da vaga: Explicação de por que essa posição precisa ser preenchida, considerando o impacto da ausência ou necessidade de crescimento.
- Orçamento e benefícios: Definição do salário, benefícios oferecidos, e outras compensações financeiras previstas para a função.
- Prazo de contratação: Quando a empresa espera que o colaborador comece a trabalhar e as condições de urgência que podem existir.
Além disso, a requisição pode incluir outras informações importantes, como a área de atuação e o relacionamento do cargo com outros departamentos ou equipes dentro da empresa.
3. Aprovação da Requisição
Após a elaboração da requisição, ela precisa ser aprovada pelos responsáveis hierárquicos, como gestores, diretores ou líderes da área de Recursos Humanos. A aprovação é uma etapa fundamental para garantir que:
- A contratação seja realmente necessária.
- O orçamento disponível permita a contratação.
- A descrição da vaga esteja alinhada com as estratégias da empresa.
Em empresas maiores, esse processo de aprovação pode envolver múltiplas partes interessadas, incluindo a área financeira, jurídica e de recursos humanos, para garantir que todas as áreas da empresa estejam cientes da necessidade e das implicações da nova contratação.
4. Início do processo de recrutamento e seleção
Com a requisição de pessoal aprovada, a equipe de Recursos Humanos (RH) pode iniciar o processo de recrutamento e seleção. Esse processo envolve:
- Criação e divulgação da vaga: O RH elabora anúncios de emprego detalhados com base na descrição do cargo e no perfil desejado, os quais são publicados em sites de recrutamento, redes sociais, e outras plataformas.
- Recebimento e triagem de currículos: O RH começa a analisar os currículos enviados pelos candidatos e realiza uma triagem para selecionar aqueles que atendem melhor aos requisitos da vaga.
- Entrevistas e testes: Os candidatos selecionados passam por entrevistas, podendo ser aplicados também testes de habilidades ou outros métodos de avaliação para verificar sua adequação ao cargo e à cultura organizacional.
5. Seleção e contratação
Após a avaliação dos candidatos, o RH seleciona aquele que melhor se adapta ao perfil da vaga e à cultura da empresa. O candidato aprovado é então notificado e o processo de formalização da contratação é iniciado. O contrato de trabalho é elaborado, assinado e o colaborador é integrado à organização, seguindo as políticas internas e os requisitos legais.
6. Integração do novo colaborador (Onboarding)
Após a contratação, começa o processo de onboarding (integração) do novo colaborador. Esse processo visa apresentar a empresa, sua cultura, valores, e os processos internos de trabalho ao novo funcionário.
A integração é uma parte fundamental para garantir que o colaborador se adapte rapidamente, entenda suas responsabilidades e se sinta acolhido e motivado a contribuir para a empresa.
O que deve ser incluído na plataforma de solicitação de vaga?
Uma plataforma de solicitação de vaga deve ser projetada para garantir que todos os aspectos essenciais da requisição de pessoal sejam cobertos de forma clara, eficiente e organizada. Aqui estão os principais elementos que devem ser incluídos para otimizar o processo:
- Informações do cargo: Detalhes sobre o cargo solicitado, como título, descrição das responsabilidades, requisitos, habilidades necessárias, e expectativas da vaga. Isso ajuda a garantir que todos compreendam claramente as demandas da posição.
- Justificativa para a vaga: Campo para explicar a necessidade da contratação, seja para substituir um colaborador, expandir a equipe ou criar um novo cargo. Isso ajuda a contextualizar a requisição e alinha as decisões estratégicas da empresa.
- Perfil do candidato ideal: Descrição do perfil profissional desejado, incluindo qualificações, experiência prévia, habilidades técnicas e comportamentais necessárias. Isso torna a busca por candidatos mais assertiva e alinhada à necessidade da vaga.
- Detalhes sobre benefícios e remuneração: Informações sobre a faixa salarial e benefícios oferecidos para a vaga. Essa transparência ajuda a alinhar as expectativas de todos os envolvidos e a atrair candidatos qualificados.
- Data de início e urgência: Informações sobre o prazo para preenchimento da vaga e a urgência da contratação. Isso facilita o planejamento e organiza o processo de recrutamento de forma mais eficaz.
- Aprovação e fluxo de aprovação: Campos para que os responsáveis pela aprovação da solicitação, como gestores e líderes de área, possam revisar e aprovar a requisição. Isso garante que a solicitação seja validada antes de ser encaminhada ao processo de recrutamento.
- Orçamento e custos: Detalhamento do orçamento disponível para a vaga, incluindo salário e custos associados ao processo de recrutamento, como anúncios de vagas e testes de seleção.
- Critérios de seleção: Definição de como será realizada a triagem dos candidatos, com base em qualificações, experiência e outros requisitos. Isso facilita a padronização do processo seletivo e a escolha dos candidatos mais alinhados.
- Comentários e observações adicionais: Espaço para que os gestores possam adicionar comentários ou informações adicionais relevantes à solicitação, como particularidades da vaga ou detalhes específicos do time ou do projeto.
- Documentação de apoio: Inclusão de anexos ou links para documentos relevantes, como descrição de cargos, organogramas ou políticas internas da empresa.
Esses elementos garantem que a plataforma de solicitação de vaga seja completa e funcional, facilitando a comunicação entre os gestores e a equipe de RH e otimizando todo o processo de recrutamento e seleção.
Qual a importância de fazer a requisição de forma correta?
Uma requisição bem formulada garante que a empresa alinhe suas necessidades com o perfil dos candidatos de maneira eficaz, resultando em contratações mais acertadas e processos seletivos mais produtivos.
Já uma requisição mal formulada ou inadequada pode acarretar em diversas consequências negativas.
1. Atração de candidatos inadequados
Primeiramente, ela pode atrair candidatos que não se encaixam no perfil desejado, resultando em um desperdício de tempo tanto para os candidatos quanto para os recrutadores.
2. Custos elevados
Além disso, as contratações equivocadas resultam em altos custos para a empresa, pois ela precisa treinar e integrar funcionários que não são capazes de desempenhar as funções exigidas.
3. Desalinhamento e retrabalho
Quando a requisição não reflete com precisão as necessidades da empresa, ocorre um desalinhamento entre o que é buscado e o que é oferecido pelos candidatos.
Isso pode levar a uma seleção de candidatos que não possuem as competências necessárias para atender às demandas da posição, o que, por sua vez, resulta em um ciclo de retrabalho.
O retrabalho implica em investir tempo e recursos na realização de novos processos seletivos, estendendo o tempo necessário para preencher a vaga e aumentando os custos associados.
Ao formular uma requisição precisa e completa, a empresa reduz significativamente a probabilidade de contratações inadequadas ou desnecessárias. Portanto, é crucial que as empresas entendam que o sucesso de um processo seletivo começa com uma requisição bem elaborada.
Investir tempo na formulação cuidadosa de uma descrição de cargo, considerando as necessidades reais da empresa e as competências essenciais para a posição, é um passo crucial para garantir a contratação de profissionais qualificados, alinhados com a cultura e objetivos da empresa.
Isso não apenas otimiza os processos seletivos, mas também contribui para o crescimento e sucesso contínuo da organização.
Quais são os tipos de requisição que existem?
Vagas permanentes
- São as vagas mais recorrentes;
- As empresas buscam profissionais que atendam aos requisitos necessários para integrar seus quadros efetivos;
- O processo de seleção envolve a análise criteriosa de currículos, entrevistas, avaliações técnicas e culturais.
Temporários ou terceirizados
- As empresas contratam temporários ou terceirizados quando há necessidade de ampliar a capacidade de produção ou suprir picos de demanda sem comprometer a estrutura organizacional;
- Oferecem maior flexibilidade à empresa, permitindo ajustar rapidamente a força de trabalho conforme as necessidades flutuantes do mercado;
- Podem ser vantajosos, pois evitam compromissos de longo prazo, embora exijam a devida supervisão para garantir a qualidade do trabalho prestado.
Projetos específicos ou demandas sazonais
- Surgem quando a empresa enfrenta necessidades pontuais e temporárias, muitas vezes associadas a um novo projeto, expansão ou eventos sazonais;
- A contratação de profissionais especializados para a execução dessas tarefas específicas permite otimizar os recursos internos e manter o foco nas atividades principais da empresa.
Além disso, a capacidade de adaptar-se a diferentes cenários, como o preenchimento de vagas permanentes, a contratação de temporários ou terceirizados e a formação de equipes para projetos específicos, reflete a flexibilidade e agilidade necessárias para enfrentar os desafios do ambiente empresarial em constante evolução.
O que deve constar na requisição?
Para garantir clareza e eficiência nesse processo, é essencial que a requisição contenha informações e elementos cruciais. A seguir, destacam-se os pontos-chave que devem constar em uma requisição de pessoal:
Informações e elementos essenciais
A requisição deve incluir informações básicas, como o título da posição a ser preenchida, o número de vagas disponíveis e a data de emissão da requisição.
É importante também incluir o nome do departamento ou setor que solicita a contratação e o nome do gerente direto responsável pelo novo contratado.
Detalhes sobre o cargo, departamento e equipe envolvida
Além de mencionar o departamento, a requisição deve descrever a função do departamento na organização e como a nova contratação se encaixará nele.
Forneça detalhes sobre a equipe em que o candidato trabalhará, a estrutura hierárquica e a interação com outros departamentos.
Perfil e competências desejadas do candidato
Descrever o perfil do candidato é crucial para atrair pessoas com as habilidades certas. Isso inclui níveis de experiência, educação, certificações e habilidades específicas necessárias para desempenhar a função com sucesso.
Além disso, é importante destacar competências comportamentais, como habilidades de comunicação, trabalho em equipe e resolução de problemas.
Prazos, orçamento e outras especificações relevantes
A requisição deve estabelecer prazos claros para o processo de seleção, incluindo datas de início e término da busca por candidatos, datas previstas para entrevistas e uma previsão de quando se espera que o novo contratado comece a trabalhar.
É essencial também definir um orçamento para a contratação, incluindo salário e benefícios, bem como quaisquer outros recursos necessários para o novo colaborador desempenhar suas funções.
10 dicas para fazer uma requisição de pessoas bem-sucedida
Fazer uma requisição de pessoas bem-sucedida é essencial para atrair os melhores talentos para a sua empresa. Portanto, abaixo estão algumas orientações práticas para aumentar suas chances de encontrar candidatos qualificados e adequados para a vaga:
1. Defina com precisão os requisitos da vaga
Primeiramente, é crucial estabelecer com clareza os requisitos específicos da vaga em aberto. Isso inclui determinar as habilidades técnicas e comportamentais essenciais para o cargo. A definição precisa dos requisitos servirá como uma base sólida para direcionar o processo de seleção.
2. Elabore uma descrição completa
Com os requisitos em mãos, crie uma descrição de vaga abrangente e envolvente. Detalhe as responsabilidades-chave do cargo, bem como as qualificações e experiências desejadas. Além disso, destaque os aspectos atrativos da empresa, como sua cultura, valores e oportunidades de crescimento.
3. Selecione os canais de divulgação adequados
Escolha os canais de divulgação que estejam alinhados ao perfil do candidato ideal. Considere utilizar sites de emprego, redes sociais, grupos profissionais e, se aplicável, até mesmo a sua própria rede de contatos. Dessa forma, você amplia as chances de atingir candidatos relevantes.
4. Utilize palavras-chave estratégicas
Ao criar anúncios ou postagens, faça uso de palavras-chave estratégicas relacionadas à vaga. Isso otimizará a visibilidade do anúncio nos motores de busca dos sites de emprego, aumentando as chances de atrair candidatos qualificados.
5. Avalie as candidaturas com cautela
Ao receber as candidaturas, reserve um tempo para uma avaliação minuciosa de cada uma delas. Compare as qualificações dos candidatos com os requisitos previamente definidos. Isso ajudará a identificar os perfis mais promissores para avançar no processo.
6. Conduza entrevistas estruturadas
Agende entrevistas com os candidatos selecionados e prepare um conjunto de perguntas estruturadas. Isso permite avaliar de maneira consistente as competências e habilidades de cada candidato. Além disso, oferece uma base para comparação entre os candidatos.
7. Mantenha uma comunicação transparente
Durante todo o processo, mantenha uma comunicação transparente com os candidatos. Informe-os sobre as etapas seguintes, prazos e quaisquer atualizações relevantes. Essa abordagem gera confiança e demonstra profissionalismo.
8. Analise referências e experiências anteriores
Quando apropriado, entre em contato com as referências fornecidas pelos candidatos. Além disso, considere investigar suas experiências anteriores para obter insights valiosos sobre seu histórico profissional e estilo de trabalho.
9. Ofereça um pacote competitivo e atraente
Apresente uma oferta que seja competitiva não apenas em termos de remuneração, mas também em relação a benefícios, oportunidades de desenvolvimento e equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Um pacote abrangente aumenta o apelo da vaga.
10. Forneça feedback construtivo:
Mesmo para os candidatos que não forem selecionados, ofereça feedback construtivo sobre seu desempenho durante o processo. Isso não apenas demonstra respeito pelos esforços deles, mas também contribui para o aprimoramento contínuo.
Lembre-se, seguir esses passos de maneira consistente e atenciosa contribuirá significativamente para uma requisição de pessoas bem-sucedida, resultando na contratação dos melhores talentos para a sua empresa.
A requisição de pessoal pode ser terceirizada?
Claro! A terceirização da requisição de pessoal é uma estratégia cada vez mais adotada por empresas que desejam otimizar seus processos internos e concentrar-se em suas atividades principais.
Com o software avançado da JobConvo para requisição de pessoal, essa abordagem se torna não apenas viável, mas altamente eficaz.
Ao optar pela JobConvo para terceirizar a requisição de pessoal, as empresas ganham acesso a uma plataforma completa que simplifica e agiliza todo o processo. Desde o momento em que um novo cargo é necessário até a seleção final dos candidatos.
Os benefícios da requisição de pessoas com o software JobConvo
A utilização do software JobConvo para a requisição de pessoas traz uma série de benefícios que podem otimizar significativamente o processo de recrutamento e seleção.
Assertividade
A JobConvo oferece recursos avançados de análise de candidatos, permitindo uma avaliação mais precisa das habilidades, experiências e competências dos candidatos em relação às necessidades da vaga.
Isso resulta em um processo de seleção mais direcionado, aumentando as chances de encontrar o profissional ideal para a posição em aberto.
Agilidade
A plataforma agiliza todo o ciclo de recrutamento, desde a divulgação da vaga até a contratação final. As ferramentas de automação e comunicação integradas permitem agendar entrevistas, enviar convites de teste e coletar feedbacks de maneira rápida e eficiente.
Essa estratégia reduz consideravelmente o tempo necessário para preencher uma vaga, o que é crucial em um mercado competitivo.
Diminuição da papelada
Com a JobConvo, a gestão de documentos e papéis é minimizada. Toda a informação relevante sobre os candidatos, desde currículos até avaliações e feedbacks, é armazenada digitalmente e de forma organizada na plataforma.
Isso elimina a necessidade de lidar com pilhas de papel, ou seja, torna o processo mais sustentável e facilitando a localização de informações quando necessário.
Em resumo, o software JobConvo traz uma abordagem moderna e eficiente para a requisição de pessoas, proporcionando assertividade na escolha dos candidatos, agilidade no processo e redução da burocracia.
Esses benefícios combinados resultam em um processo de recrutamento mais eficaz, permitindo que as empresas encontrem rapidamente os talentos certos para suas equipes, enquanto otimizam recursos e minimizam os entraves administrativos tradicionalmente associados ao recrutamento.
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